1 Configuración inicial

Se hace una sola vez. Sin esto el sistema funciona, pero no podrá enviar correos ni respaldar nada en Google Drive.

Correo saliente (Brevo)

1. Entre a Configuración → APIs y Servicios (Brevo).
2. Pegue su API Key v3 de Brevo.
3. Escriba el correo del remitente. Debe estar verificado en su cuenta de Brevo o los envíos serán rechazados.
4. Escriba el nombre del remitente: es lo que verá el cliente en su bandeja.
5. Pulse Guardar Configuración.

Su firma como emisor

1. Entre a Configuración → Administrador y Firma.
2. Complete nombre y correo del administrador.
3. Dibuje o cargue la firma y guarde.

Google Drive

1. Entre a Configuración → Google Drive.
2. Pegue el JSON de la cuenta de servicio y el ID de la carpeta raíz.
3. Comparta esa carpeta en Drive como Editor con el correo client_email de la cuenta de servicio. Sin esto, la subida falla.
4. Pulse Probar conexión antes de guardar: le dirá si la carpeta es accesible.

Plantillas de contrato

En Configuración → Plantillas de Contrato guarde los textos que usa habitualmente. Al crear un evento podrá aplicarlos con un clic en lugar de redactar desde cero.

2 Crear un evento

Un «evento» agrupa todo lo de un mismo cliente: su expediente de documentos, el contrato y las firmas. Todo cuelga de aquí.

1. Pulse Nuevo Evento arriba a la derecha.
2. Nombre del evento: es el título que verá el cliente en los correos y en el contrato.
3. Cliente (firmante 2): razón social o nombre completo, tal como debe aparecer en el contrato.
4. Correo del cliente: aquí llegarán el enlace de documentos y el de firma. Verifíquelo, es el punto donde más fallan los envíos.
5. Fecha del evento y fecha de término.
6. Firmante adicional (opcional): úselo cuando el contrato requiera una tercera firma, por ejemplo un aval. Si lo deja vacío, el contrato se cierra con dos firmas.
7. Recordatorios automáticos: actívelos para que el sistema reenvíe solo el enlace de firma cada 3, 10 o 15 días a quien falte.
8. Guarde.

Ya creado, entre al evento desde la lista. Verá arriba cuatro tarjetas de avance —datos, expediente, contrato y firmas— que se van poniendo en verde, y una barra con el porcentaje total. Ese es su tablero de control del evento.

3 Pedir los documentos al cliente

El cliente sube sus propios documentos desde un enlace seguro. Usted no necesita recibirlos por correo ni por WhatsApp.

1. Abra el evento y quédese en la pestaña 1. Expediente de documentos.
2. Elija el tipo de persona del cliente: Moral o Física. Esto cambia la lista de documentos requeridos, así que defínalo antes de pedir nada.
3. Pulse Enviar enlace al cliente.
4. Confirme el correo y envíe.

Qué documentos se piden

Qué ve el cliente

Al abrir el enlace le aparece primero una ventana que le explica el proceso: sube documentos, usted los revisa, y sólo después recibirá el enlace de firma. Luego ve la lista con un botón por renglón.

Puede subirlos en varias sesiones —lo ya cargado se conserva— y usted puede cargar documentos por él desde el panel, con el mismo botón de cada fila.

Formatos aceptados: PDF, JPG y PNG, hasta 10 MB cada uno. Los documentos no deben tener más de 2 meses de antigüedad.

4 Revisar y validar cada documento

Que un documento esté cargado no significa que sirva. Esta es la revisión donde usted lo acepta o lo devuelve.

1. Pulse el nombre del archivo en la columna Archivo para abrirlo y leerlo.
2. Si cumple, marque la casilla «Documento validado». Se guarda al instante, con la fecha y el usuario que revisó.
3. Si no cumple, use Reportar problema (ver el paso 5).
4. Repita con cada renglón.

Cómo leer el estatus

Cuando valida el último

Al marcar el último documento se abre solo la ventana «Expediente validado», con la lista de lo aprobado y un botón para pasar directo al envío del contrato. Puede posponerlo con Más tarde sin perder nada.

5 Reportar documentos con problemas

Cuando un documento no cumple, no hace falta escribirle un correo aparte al cliente: el sistema lo marca y lo avisa en un solo paso.

1. Pulse Reportar problema en la fila del documento. Se abre la ventana con ese documento ya marcado.
2. Puede marcar varios documentos a la vez: cada uno lleva su propio motivo.
3. Elija un motivo de la lista o escriba el suyo. Los predefinidos son:
   • La fecha del documento excede la antigüedad máxima de 2 meses.
   • No se identifican los datos del apoderado o representante legal.
   • El documento está incompleto o le faltan páginas.
   • El archivo es ilegible, está cortado o mal escaneado.
   • Los datos no coinciden con los del contrato.
   • No corresponde al documento solicitado.
4. Revise el correo del cliente y agregue una nota adicional si hace falta.
5. Pulse Marcar y enviar correo.

Con eso pasan tres cosas a la vez:

• Los documentos quedan como «Requiere corrección» en el panel.
• El cliente recibe un correo con una tabla de documento y motivo, y el enlace para corregir.
• En su vista, el cliente ve el motivo debajo de cada documento señalado y el aviso de cuántos debe volver a subir.

6 El contrato

Hay dos caminos, y puede combinarlos.

A. Subir el contrato ya redactado en PDF

Es lo más frecuente: el contrato viene de su área legal.

1. En la tarjeta «Contrato original (PDF)», pulse Seleccionar archivo.
2. Elija el PDF (máximo 10 MB) y pulse Subir contrato.

Al subirlo, la tarjeta muestra el nombre, el tamaño, la fecha y la huella SHA-256 del documento, más un enlace para abrirlo y otro para verlo en Drive.

B. Redactarlo en el sistema

1. Elija una plantilla en Cargar plantilla y pulse Aplicar plantilla.
2. Edite el texto con la barra de formato. También puede pegar desde Word conservando estilos.
3. Pulse Guardar contrato.

7 Colocar las áreas de firma sobre el PDF

Este paso aparece sólo cuando el contrato es un PDF. Sirve para decir en qué punto exacto de la hoja va la firma de cada quien.

1. En «Colocar firma de:» elija a quién corresponde el recuadro.
2. Haga clic sobre el PDF donde debe ir esa firma. Aparece un recuadro.
3. Arrástrelo para moverlo y use su esquina para ajustar el tamaño.
4. Repita para cada firmante. Puede colocar recuadros en distintas páginas.
5. Pulse Guardar áreas.

Si se equivoca, Quitar todas borra los recuadros y vuelve a empezar.

8 Enviar el contrato a firmar

1. Pulse Enviar contrato a firmar.
2. Revise el resumen: evento, cliente y estado de firmas.
3. Pulse Enviar contrato por correo al cliente y confirme la dirección.
4. Si hay firmante adicional, repita con su botón.

El correo lleva el asunto «FIRMA DE CONTRATO» y aclara en el cuerpo que es exclusivamente para firmar, no para subir documentos. También puede copiar el enlace con el botón de copiar y enviarlo usted por el medio que prefiera.

Qué hace el cliente

1. Abre el enlace y lee el contrato completo.
2. Si no la tiene registrada, sube su identificación oficial por ambos lados.
3. Dibuja su firma —con el dedo en el celular o con el ratón— y confirma.

Al firmar se registran fecha, hora, dirección IP y navegador. Eso es lo que sostiene la validez de la firma.

Seguimiento

• Firmantes y estado de firma muestra quién firmó y cuándo.
• Enviar recordatorio ahora reenvía el enlace a quien falte.
• Regenerar enlaces invalida los enviados y crea unos nuevos. Úselo si un enlace se filtró o caducó, y avise al cliente: los anteriores dejan de servir.

9 Cierre y respaldo del evento

Cuando ya firmaron todos, cierre el evento.

1. Vuelva a la pestaña del expediente y pulse Finalizar y subir a Drive. Se habilita cuando están todos los documentos.
2. El sistema sube a la carpeta del evento lo que faltara y marca la fecha de cierre.
3. Con Ver contrato firmado descarga el PDF final con las firmas incorporadas.

Qué queda en la carpeta de Drive

• Cada documento del expediente, nombrado por parte y tipo.
• El contrato original en PDF.
• Las identificaciones de los firmantes.

Otras acciones del evento

10 Seguridad y respaldos

Usuarios

En Configuración → Usuarios del Sistema se dan de alta las cuentas. Cada quien debe tener la suya: la bitácora registra quién validó y quién envió cada cosa, y eso pierde valor si todos comparten un usuario. Las contraseñas se guardan cifradas, nunca en texto plano.

Auditoría

Configuración → Auditoría y Accesos concentra los accesos al sistema, las consultas a documentos y los intentos fallidos de inicio de sesión. Se puede filtrar y descargar.

Respaldo

Desde Configuración → Respaldo descarga un ZIP con los datos y los archivos. Para una recuperación completa necesita tres piezas:

1. La base de datos (desde phpMyAdmin o el asistente de su hospedaje).
2. El ZIP de respaldo del sistema, o la carpeta storage/.
3. El archivo storage/app/.appkey, guardado aparte de los otros dos.